Положення про загальний відділ виконавчого комітету Котелевської селищної ради
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення п’ятої позачергової сесії
селищної ради VIII скликання
28.01.2021 № 117
ПОЛОЖЕННЯ
про загальний відділ виконавчого комітету
Котелевської селищної ради
1.Загальні положення
1.1. Загальний відділ виконавчого комітету Котелевської селищної ради (далі – загальний відділ) відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» є структурним підрозділом виконавчого комітету Котелевської селищної ради, утворюється селищною радою, є підзвітним і підконтрольним селищній раді, підпорядкований виконавчому комітету селищної ради, селищному голові, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету ради.
1.2. Загальний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами центральних органів виконавчої влади, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, а також цим положенням.
1.3. Посадові інструкції працівників загального відділу затверджуються керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету ради .
1.4. Загальний відділ утворений без статусу юридичної особи.
2.Основні завдання і функції
Основними завданнями відділу є документаційно-технічне забезпечення діяльності ради та виконавчого комітету Котелевської селищної ради, ведення діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету селищної ради;
3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
3.1. У сфері діловодства та документообігу:
3.1.1 Забезпечує дотримання вимог до підготовки електронних та паперових документів, організації роботи з ними.
3.1.2. Розробляє Інструкцію з діловодства в селищній раді.
3.1.3. Розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
3.1.4. Складає зведену номенклатуру справ селищної ради та виконавчого комітету.
3.1.5. Здійснює приймання, реєстрацію, облік документів та відправлення за призначенням вхідної кореспонденції, яка надходить різними каналами зв’язку, внутрішніх документів ; веде електронну базу документів; забезпечує оперативний пошук документів.
3.1.6. Здійснює реєстрацію та відправлення за призначенням вихідної кореспонденції з наданням реєстру розсилки та супровідним листом (за необхідності із зазначенням поштової адреси кореспондентів); відправлення вітальних листівок разом з підписаним конвертом з марками та реєстром розсилки; веде електронну базу документів; забезпечує оперативний пошук документів.
3.1.7. Здійснює опрацювання проектів розпоряджень селищного голови з основної діяльності, надаючи практичну, методично-консультативну допомогу з питань складання організаційно-розпорядчих документів, оформлення тексту документа, викладення інформації в тексті, та підготовки супровідних документів; перевіряє їх на відповідність вимогам Інструкції з діловодства і Регламенту виконавчого комітету; реєструє розпорядження селищного голови з основної діяльності; формує та веде їх електронну базу; забезпечує своєчасне доведення надсилання розпоряджень відповідно до переліку на відправку; розміщує їх на веб-сайті громади.
3.1.8. Готує проекти розпоряджень селищного голови з питань, що належать до компетенції відділу.
3.1.9. Складає протоколи засідань виконавчого комітету ради, нарад у селищного голови .
3.1.10. Здійснює контроль за виконанням документів в селищній раді.
3.1.11. Забезпечує методологію та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами.
3.1.12. Забезпечує організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду ради в електронній формі та користування ним;
3.1.13. Забезпечує організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу.
3.1.14. Забезпечує впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами виконкому вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів.
3.1.15. Забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбору на державне зберігання, готує справи для передачі до архівного відділу райдержадміністрації.
3.1.16. Забезпечує впровадження культури діловодства, ініціювання та проведення підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами.
3.2. У сфері забезпечення доступу до публічної інформації:
3.2.1. Забезпечує виконання виконавчим комітетом селищної ради обов’язків розпорядника інформації, передбачених Законом України „Про доступ до публічної інформації”.
3.2.2. Збирає, систематизує, накопичує та зберігає в електронній формі документи або їх копії, що містять публічну інформацію, яка знаходиться у володінні виконавчого комітету, та його структурних підрозділів, крім публічної інформації з обмеженим доступом.
3.2.3. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України „Про доступ до публічної інформації”ї.
3.2.4. Надає консультації запитувачам інформації під час оформлення запитів на інформацію.
3.2.5. Забезпечує своєчасне опрацювання запитів на інформацію та надання відповідей на такі запити в порядку та в строки, визначені Законом України „Про доступ до публічної інформації”.
3.2.6. Здійснює аналіз та систематизацію запитів на інформацію за галузевою та іншими ознаками.
3.2.7. Забезпечує надання роз’яснень запитувачам інформації щодо порядку оскарження рішень, дій чи бездіяльності виконавчого комітету стосовно: відмови в задоволенні запиту на інформацію, відстрочки задоволення запиту на інформацію, ненадання відповіді на запит на інформацію, надання недостовірної або неповної інформації, несвоєчасного надання інформації, невиконання виконавчим комітетом обов’язку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону України „Про доступ до публічної інформації”, а також інших рішень, дій чи бездіяльності працівників виконавчого комітету, що порушили законні права та інтереси запитувачів інформації.
3.2.8. Забезпечує направлення запиту на інформацію належному розпоряднику відповідно до частини третьої статті 22 Закону України „Про доступ до публічної інформації”.
3.2.9. Проводить аналіз та узагальнює інформацію про забезпечення доступу до публічної інформації у виконавчому комітеті.
3.2.10. Забезпечує інформаційне наповнення сторінки/розділу „Публічна інформація” на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.
3.3.У сфері роботи із зверненнями громадян.
3.3.1 Забезпечує приймання, реєстрацію письмових та усних звернень громадян, адресованих до ради та виконавчого комітету, в тому числі надісланих за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно - комунікаційних систем або електронних носіїв у формі електронного документу (електронне звернення) та направляє їх на розгляд керівництву;
3.3.2. Проводить належну організацію особистого прийому громадян селищним головою, його заступниками, секретарем ради та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету у відповідності до затвердженого графіка прийому;
3.3.3. Здійснює подальший контроль за розглядом, проходженням заяв, скарг і пропозицій, відповідно до доручень керівництва та наданням у встановлені Законом України „Про звернення громадян” строки письмових відповідей авторам звернень за наслідками їх розгляду, в т.ч. за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно - комунікаційних систем (проводить випереджувальний моніторинг строків виконання звернень, готує та надає структурним підрозділам виконавчого комітету нагадування про закінчення строків виконання звернень громадян);
3.3.4. Приділяє особливу увагу зверненням та забезпечує проведення першочергового особистого прийому селищним головою жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати – героїня”, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України; створює умови для участі заявників у перевірці поданих ними заяв чи скарг, надає можливості знайомитися з матеріалами проведених перевірок за їх зверненнями;
3.3.5. Веде електронну базу звернень, аналізує та узагальнює питання, що порушують громадяни в листах і на особистому прийомі, інформує керівництво про кількість і характер звернень громадян, що надійшли ; щопівроку надає для оприлюднення через засоби масової інформації інформаційно - аналітичні матеріали про підсумки роботи із розгляду звернень громадян;
3.3.6. Розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції щодо активізації, вдосконалення та поліпшення роботи з розгляду звернень громадян, організації особистого прийому, усунення причин, що породжують обґрунтовані скарги громадян, повторні звернення;
3.3.7. Проводить роз’яснювальну роботу з питань реалізації громадянами права на звернення та особистий прийом; дотримується єдиних вимог щодо прийому, опрацювання та інформування за результатами виконання документів, отриманих через канали інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства;
3.3.8. Забезпечує інформаційне наповнення сторінки „Звернення громадян” на офіційному веб-сайті громади;
3.3.9. Забезпечує документообіг за зверненнями громадян, формує справи, їх підготовку до зберігання у відділі, окремі документи – до архівного підрозділу ;
3.4. У сфері контролю:
3.4.1. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на відділ;
3.4.2. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого
комітету про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
3.4.4. Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам виконавчого комітету щотижневі письмові переліки документів, що підлягають виконанню та нагадування про документи строк виконання яких закінчився;
3.4.5. Готує інформаційно-аналітичні матеріали для селищного голови , його заступників та керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
3.4.6. Розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;
3.4.7. Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує селищного голову, його заступників, відповідно до розподілу обов'язків.
3.4.8. виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
4. Відділ має право:
4.1. Вносити пропозиції щодо вирішення питань діяльності відділу.
4.2. Подавати пропозиції до проекту бюджету Котелевської селищної ради з питань, що належать до його компетенції.
4.4. Залучати фахівців інших закладів, установ та організацій різних форм власності для вирішення питань в межах повноважень.
4.5. Одержувати в установленому порядку від підприємств, установ та організацій інформацію з питань, що належать до його компетенції.
4.6. Вживати заходів для забезпечення захисту прав, свобод і законних інтересів працівників відділу.
5. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету селищної ради, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, об'єднаннями громадян.
6. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади селищним головою згідно із законом «Про службу в органах місцевого самоврядування».
7. Начальник відділу:
1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
2) несе персональну відповідальність за забезпечення виконання у повному обсязі та в установлені строки завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями сесії ради, виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, іншими документами, що підлягають контролю, реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад;
3) подає на затвердження сесії селищної ради положення про відділ;
4) розробляє посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов'язки між ними;
5) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи виконавчого комітету;
6) вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
7) звітує перед селищним головою, виконавчим комітетом, сесією ради про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету ради, сесії селищної ради питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;
9) може входити до складу дорадчих органів, утворених виконавчим комітетом селищної ради;
10) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування та виступати на них з питань, що належать до його компетенції;
11) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами Котелевської селищної ради, іншими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва селищної ради;
12) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності посадових осіб структурного підрозділу;
13) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
14) організовує інформаційне забезпечення роботи відділу, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заходів;
15) здійснює інші повноваження, визначені законом.
8. Працівники відділу – посадові особи місцевого самоврядування, призначаються і звільняються з посади селищним головою.
9. Гранична чисельність та структура відділу затверджуються селищною радою. Штатний розпис відділу затверджується селищним головою в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників, затверджених селищною радою.
10. Відділ утворений без статусу юридичної особи публічного права. Матеріально - технічне забезпечення діяльності відділу здійснює виконавчий комітет Котелевської селищної ради. Розрахункові операції здійснюються через відділ з питань бухгалтерського обліку та фінансової звітності виконавчого комітету селищної ради.
11. Внесення змін та доповнень до Положення, визнання його таким, що втратило чинність, здійснюється селищною радою.
12. Припинення діяльності відділу здійснюється шляхом його реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення), або ліквідації – за рішенням селищної ради.
Секретар селищної ради Сідненко Н.П.
